6.1. Autorizaciones
La Compañía solicita autorización escrita a todo proveedor, cliente o empleado del cual realice el tratamiento de datos personales, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso.
6.2. Información que se recolecta y almacena de los accionistas, clientes,proveedores, empleados, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con Minerales y Servicios.
Dependiendo de la relación que el titular tenga con Minerales y Servicios la información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente:
- Datos generales tales como: nombres, apellidos, fecha de nacimiento, edad, estado civil, (para el caso de accionistas), número y tipo de identificación, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, comentarios, lugar de trabajo, cargo y nivel.
- Datos particulares según el tipo de vinculación con la empresa: hoja de vida, información laboral, información académica, información financiera, nacionalidad, registros fotográficos, y todos los demás datos relacionados con la calidad de accionistas, inversionistas, empleados o proveedores, según aplique.
- Datos sensibles: registros fotográficos.
6.3. Tratamiento de datos personales de los empleados
El tratamiento de los datos personales de los empleados de Minerales y Servicios S.A.S, se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.
- Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los empleados son las siguientes:
- Permitir el ejercicio de sus derechos como empleado, establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y en las demás normas aplicables a la materia;
- Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado de la Empresa, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros;
- Compartir información con proveedores con los que la empresa desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas.
- Los datos suministrados por los interesados en las vacantes de la empresa y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
- Los datos correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuarán almacenando para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de seguridad.
6.4. Tratamiento de datos personales de proveedores personales de los empleados
Los datos personales de los proveedores que sean recolectados por la empresa, serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del proveedor, un mejor manejo de la información para la toma de decisiones, transparencia en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los procesos.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los proveedores son las siguientes:
- Garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual;
- Enviar invitaciones a cotizar y hacer seguimiento a los precios otorgados.
- Analizar y evaluar la idoneidad y competencias de los empleados del proveedor, en el caso que se requiera.
- Enviar información de Minerales y Servicios S.A.S., incluyendo invitaciones a eventos, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta la empresa;
- Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor, tales como certificados de retención, cartas de recomendación, entre otros;
- Compartir información a otros proveedores con los que la empresa desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por Minerales y Servicios.
6.5. Consultas
El titular o el causahabiente que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá hacer a través del correo electrónico contacto@minser.com.co. Por solicitud del titular, la Compañía suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del titular. La Compañía responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma.
Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
6.6. Reclamos
El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante la Compañía para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando consideren que la Compañía incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen. Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Los reclamos se hacen a través del correo electrónico contacto@minser.com.co. Los reclamos deben contener:
- Identificación del titular
- Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo
- Dirección
- Documentos adjuntos (si aplica) Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo que se hagan las correcciones necesarias. La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta del mismo. En caso de no ser competente para hacerlo, enviará en un término de máximo dos (2) días hábiles a quien debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado. La Compañía responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
6.7. Transferencia y transmisión de la información
La Compañía suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:
- Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.
- Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Terceros autorizados por el titular o por la ley.
La Compañía suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales. A todo tercero que por su relación con la Compañía se le encargue el tratamiento de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.
6.8. Transferencias internacionales
Por el momento la compañía no transfiere lo datos personales a terceros países, sin embargo, en el caso que aplique, se hará siempre que éstos proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, y cuando:
- El titular otorgue su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
- El intercambio de datos sea exigido por razones de salud o higiene pública.
- Se trate de transferencias bancarias o bursátiles.
- Se trate de transferencia acordada en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte.
- Sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales.
- Sea exigido legalmente para la salvaguardia del interés público o para fines judiciales.
6.9. Excepciones
La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:
- Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
- Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
- Tengan por finalidad información periodística y otros contenidos editoriales.
